スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

FormMate OCRが提供する書類電子化サービス

FormMate OCRでは、葬儀社における手書き書類のデータ化から保管までの業務をワンストップで自動化するシステムを提供しています。日々発生する会葬者名簿や香典帳、供物注文書などをスマートフォンで撮影、またはスキャナーで一括取り込みするだけで、AIが内容を読み取ります。手書き文字や旧字体などにも対応し、氏名や住所、金額といった必要な情報を自動でデータ化するため、手入力による転記作業や入力ミスの削減につながります。

読み取ったデータはExcelやPDFなどの指定フォーマットへ自動入力され、既存の社内システムとの連携も可能です。また、データ化された書類はクラウド上で一元管理され、書類名や氏名、日付などから瞬時に検索できるため、過去の情報を確認する手間がかかりません。数十枚から数千枚規模の大量の帳票処理にも対応しており、現場の業務フローを変えずにスムーズに導入できます。

条件を満たす場合には、IT導入補助金を活用して導入費用の負担を抑えることも可能です。事務作業の負担を減らし、本来のサービス提供に集中できる環境づくりをサポートいたします。

機能や料金の詳細については、お気軽にお問い合わせください。

葬儀特有の書類をデータにする利点と全文検索の活用

葬儀の現場では、供物注文書や見積書、各種申込書など、手書きを前提とした独自の帳票が数多く使用されています。これらの書類を人の手でデータ入力して管理する方法は、担当者の業務を圧迫するだけでなく、ヒューマンエラーによる転記ミスを引き起こす原因にもなります。

紙の書類をスキャンや画像データとして取り込み、電子的なテキスト情報へと変換することで、こうした手入力の手間とミスを減らせる点が大きな利点です。

また、電子化されたデータは物理的な保管スペースを必要としないため、年々増え続ける書類の保管コストの削減にもつながります。さらに、デジタル化されたテキスト情報は、パソコンやタブレットの画面上で全文検索を行うことが可能になります。紙のファイルを探し回ることなく、任意のキーワードを入力するだけで目的の情報を引き出せるようになるため、問い合わせ対応や過去の記録確認にかかる時間を短縮できるのです。

情報がデータとして蓄積されることで、社内での共有もスムーズになり、担当者が不在の場合でも別のスタッフが迅速に対応できる体制を構築できます。手書きの利点も残しつつ、管理の効率を高められるのが電子化の魅力です。

会葬者名簿や香典帳などの台帳を効率的に管理する方法

会葬者名簿や香典帳は、葬儀が終わった後もご遺族にとって重要な記録となりますが、これらを整理して台帳としてまとめる作業は非常に煩雑です。特に規模の大きな葬儀では、数百人から数千人に及ぶ参列者の情報を短時間で正確に入力しなければならず、担当者への負担が集中します。こうした課題を解決するためには、手書きの文字を自動で読み取ってデータ化するシステムを活用する方法が効果的です。

専用のシステムやサービスを導入することで、芳名カードや香典袋をスキャナーで読み取ったり、スマートフォンで撮影したりするだけで、氏名や住所、金額といった項目が自動的に抽出されます。抽出されたデータは、あらかじめ設定されたExcelやCSVのフォーマットに沿って整理されるため、手作業で一件ずつ表計算ソフトに入力していく必要がなくなります。旧字体や変体仮名などが含まれている場合でも、高い精度でテキスト化できるシステムを活用すれば、修正にかかる時間も最小限に抑えられます。

また、データ化された台帳は、そのまま香典返しのリストや喪中ハガキの宛名印刷用データとして活用できるため、ご遺族の事後負担を軽減するサービスとしても提供できます。こうした一連の作業を自動化し、正確なデータとして一元管理する仕組みを整えることが、現場の負担を減らしながらサービスの質を高めるための重要なポイントとなります。

過去の情報をすぐに探し出す検索性の高い仕組み

長年にわたって蓄積された過去の施行記録や顧客情報は、社内の貴重な資産です。しかし、紙の状態で段ボールやファイルに保管されていると、「数年前の同じ時期にどのような祭壇を設営したか」「以前の葬儀でどの業者に発注したか」といった情報を確認したいときに、探し出すだけで膨大な時間が失われてしまいます。必要なときに必要な情報を瞬時に引き出せる検索性の高い仕組みを構築することが、業務効率化の鍵を握ります。

書類を電子化してシステム上で管理することで、氏名や施行日だけでなく、担当者名や発注内容など、あらゆる項目をキーにして検索できるようになります。これにより、記憶や勘に頼ることなく、確実なデータに基づいて迅速に情報を確認できます。また、検索性の高さは、お客様からの突然の問い合わせに対するレスポンスの向上にもつながります。電話を受けながらパソコンやタブレットで該当する情報を瞬時に呼び出せるため、お待たせすることなくスムーズな対応が可能です。

さらに、蓄積されたデータを集計・分析することで、地域の傾向や季節ごとの需要を予測し、より良いサービスの提案につなげることもできます。過去の情報を死蔵させず、いつでも活用できる状態に整理しておくことが、長期的な業務改善を実現します。このように、紙の書庫をまるごと電子化し、情報のアクセス速度を高める仕組みづくりが、これからの時代における葬儀社の競争力を支える土台となっていきます。

【Q＆A】OCRによる葬儀関連書類の電子化についての解説