スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

高精度な文字認識と自動入力

紙の帳票や手書きの書類をスマートフォンのカメラで撮影するか、スキャナーで取り込むだけで、必要な情報が抽出されます。独自の書式や旧字体にも対応できる認識機能を備えており、抽出されたデータは指定のフォーマットへ自動で入力されます。これにより、手動でのタイピング作業が不要となります。

データの加工と集計処理

読み取った文字をテキスト化するだけでなく、業務で扱いやすい形へデータを整える機能も搭載されています。表記の揺れを統一したり、氏名や住所を適切な項目に分割したりする処理が行われます。また、数量や金額の自動集計にも対応しているため、計算ミスのリスクを防ぎながら迅速にデータを整理することが可能です。

使いやすい修正インターフェース

文字の認識エラーが発生した場合でも、システム上で容易に確認と修正が行える画面が用意されています。人間の目による最終確認をスムーズに行える設計となっているため、業務を滞らせることなく正確なデータを維持できます。

読み取りデータの紐付け

カメラやスキャナーで取り込まれ、テキストとして抽出されたデータは、あらかじめシステム内に設定された書類のテンプレートに自動で紐付けられます。例えば、見積書に記載された顧客名、商品名、単価、数量などの情報が、発注書や請求書を作成するための項目としてそれぞれ適切に割り当てられます。手作業で項目を照らし合わせる工程が省略されます。

複数帳票の一括生成

紐付けられた情報をもとに、異なるフォーマットの書類がシステム上で一括して作成されます。一つの入力元データから、関連する業者向けの発注指示書や、顧客向けの納品書などを同時に生成する仕組みです。個別に書類を作成し直す必要がなくなり、情報の転記ミスや抜け漏れを防ぐことにつながります。

PDF化と出力処理

作成された書類は、そのままPDF形式やExcel形式などのファイルとしてシステムから出力されます。また、出力された書類には管理用の番号が自動で付与される機能などを活用することで、後からの検索や整理が容易になります。

入力から出力までの流れを自動化することで、事務担当者の作業時間を大幅に短縮し、より付加価値の高い業務へ人員を配置することが可能となります。

リアルタイムな同期と一元管理

処理されたデータは、即座にクラウド上のサーバーに保存され、一元管理されます。各拠点や外出先の担当者がシステムにアクセスするだけで、常に最新の情報を確認することが可能です。物理的な書類を郵送したり、メールにファイルを添付して送信したりする手間が省け、情報伝達の遅延を防ぐことができます。

外部システムとのAPI連携

多くのクラウド型システムは、APIと呼ばれる技術を用いて既存の顧客管理システムや会計ソフトなどと連携させることが可能です。読み取ったデータが連携先のシステムへ自動で転送されるため、別々のシステムに同じ情報を二重に入力する作業がなくなります。部門間での共有がスムーズになり、組織全体の業務スピードが向上します。

権限設定による安全なアクセス管理

情報を共有する際は、セキュリティの確保が不可欠です。クラウドシステムでは、ユーザーごとにデータの閲覧や編集の権限を細かく設定できます。必要な人だけが必要な情報にアクセスできる環境を構築することで、情報漏えいや不正な書き換えといったリスクを管理しながら、安全に運用することが可能です。

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Q1一般的なシステムの機能として文字の読み取り以外に何ができますか？

A表記揺れの統一や自動集計などのデータ加工機能が備わっています。また、認識エラーがあった場合でも、手動で容易に確認や修正を行えるインターフェースが用意されており、正確なデータ管理が可能です。

Q2書類作成の作業を自動化するとは具体的にどういうことですか？

A読み取ったデータをシステム内のテンプレートに紐付け、一つの入力データから発注書や請求書など複数の異なる書類を一括で生成・出力する仕組みのことです。これにより転記や作成の手間が省けます。

Q3読み取って作成したデータの共有はどのように行われますか？

Aデータはクラウド上で一元管理され、リアルタイムで各拠点からアクセスできます。既存システムへ自動転送する連携も可能で、閲覧権限の設定によりセキュリティを保ちながら安全に運用できます。