スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

事務負担を減らすデータ入力の自動化ツールならFormMate OCRへ

FormMate OCRでは、紙の帳票をスマートフォンで撮影して送信するだけで、AIが自動で内容を読み取るクラウドサービスを提供しています。手書き文字を含むさまざまな形式の書類に対応し、指定フォーマットへの入力や書類作成、データの加工から共有までをワンストップで行います。

読み取って終わりではなく、手作業の負担を軽減するデータ入力の自動化ツールとして業務改善を後押しします。専用の端末や複雑なパソコン操作は必要ありません。現場のスタッフがこれまで通り紙に記入し、使い慣れたスマートフォンで撮影して送付するだけで自動化の仕組みを利用できます。

当サービスは、葬儀業界を中心に複数の企業へ導入された実績を持ちます。見積書から発注書を作成したり、過去の紙書類を検索可能な電子書庫として一元管理したりと、現場の課題に特化した解決策を提供します。煩雑な事務作業にかかる時間を削減し、担当者が本来の目的であるお客様へのサービス向上に向き合う環境を整えます。

使い方の詳細は、以下のページでご確認ください。

手作業を減らすデータ入力自動化ツールの種類と特徴

紙の書類からパソコンへのデータ入力を効率化するためには、自社の業務に適したツールを選ぶ必要があります。データ入力の自動化に用いられるツールの種類はいくつか存在し、それぞれ得意とする処理が異なります。代表的なツールとして、従来のOCRとAI OCRが挙げられます。

データ入力ツールを他のシステムと連携させるメリット

データ入力の自動化ツールは、単独で稼働させるだけではなく、社内で運用している既存システムと連携させることで、業務全体の効率化に貢献します。単なる文字の読み取りにとどまらず、その後の業務フローまで含めて見直すことがポイントです。

クラウドサービスや基幹システムとのAPI連携に対応しているツールを選ぶことが重要になります。他のシステムとシームレスにつなぐことで、読み取ったデータをもとに書類を自動作成したり、データの集計まで一連の流れを処理したりすることが可能です。手作業による転記や再入力の手間を省き、担当者が本来の業務に集中しやすい環境づくりをサポートします。データ移行時の人的ミスの抑制にもつながります。

ツール単体での利用とAPI連携を活用した場合の業務フローの違いは以下の通りです。

現場への定着を左右する使いやすさと操作性の重要さ

データ入力の自動化ツールを導入する際、どれほど多機能なシステムであっても、現場のスタッフにとっての「使いやすさ」が欠けていれば運用は定着しません。システム専用の端末を新たに用意したり、複雑なパソコン操作を現場に強いたりすると、かえって日々の業務負担が増す懸念があります。新しいツールの操作手順を覚える時間に追われてしまえば、本来の目的である業務の効率化から遠ざかる原因になりかねません。

ペーパーレス化をスムーズに進め、業務の自動化を実現するための鍵は、現場の業務フローを大きく変えずに利用できる直感的な操作性にあります。現場のスタッフが迷わず簡単に扱える設計のツールを選ぶことで、ITツールやパソコン操作に不慣れな環境であっても抵抗なく受け入れられ、日々の運用に無理なくなじんでいきます。

システムの導入しやすさと運用にかかる負荷の低さは、結果として企業全体の長期的な生産性を高めることに大きく貢献します。手作業によるデータ入力業務の負担を減らし、スタッフが顧客対応やサービスの向上といったコア業務に集中できる環境を整えるためにも、現場目線での使いやすさを重視したツール選定が欠かせません。

【Q＆A】データ入力の自動化ツールについての解説