スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

AI OCRの導入はFormMate OCRへご相談を

FormMate OCRでは、請書や見積書などの紙帳票をスマートフォンで撮影・送信するだけで、AIが内容を自動で読み取るシステムを提供しています。指定フォーマットへの自動入力から書類作成、データ加工、共有までワンストップで完結します。

名簿、FAX注文書、申込ハガキなど紙の書類を取り込むだけで、AIが正確に内容を読み取り、データを整理することが可能です。

多種多様なフォーマットに対応しており、専用テンプレートを作成する手間は不要です。AIに抽出したい項目を指示するだけで運用できるため、導入時の負担を抑えられます。

事務作業の負担を減らし、本来の業務に向き合う時間を増やすためのサポートはお任せください。自社の運用に馴染むAI OCRをお探しなら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

自社の業務フローに合うAI OCRを比較・選定する基準

AI OCRの導入に向けて複数のシステムを比較する際、どのような基準で選定すべきか悩む企業は少なくありません。システム選びにおいて重要なのは、単なる文字認識技術の高さだけでなく「現場の業務フローを変えずに導入できるか」という視点です。

機能面や読み取り精度も大切ですが、実際にシステムを利用して日々の業務を行うのは現場のスタッフです。新しい専用端末の導入や、複雑なパソコン操作が必要なシステムを選ぶと、スタッフに新たな作業を覚える負担がかかります。業務負担を減らすためのシステム導入が、かえって現場の混乱を招く事態は避けなければなりません。

そのため、これまで通り紙の帳票に記入し、使い慣れたスマートフォンで撮影・送付するだけで利用できるような、直感的なサービスを選ぶことが大切です。また、大量の書類を処理する業務であればスキャナーで処理できるサービスが効率的なケースもあります。

日常の業務手順をそのまま活かせる仕組みであれば、IT機器に不慣れなスタッフでも無理なく対応可能です。

学習コストや日々の運用負荷を抑えられるサービスを選ぶことが、組織全体でのペーパーレス化を強力に後押しします。自社の体制に馴染み、現場の負担を最小限に抑えながら業務改善を実現できるサービスかを、しっかりと確認しましょう。

自社に必要な機能の見極め方

多様なAI OCRサービスが存在する中、自社の業務に本当に必要な機能が備わっているかを見極める必要があります。自社に合った機能を確認するためのポイントは以下の通りです。

• 事前の専用テンプレート作成が不要か
• データの自動入力から書類作成まで対応しているか
• データの加工や集計など、一連の業務をワンストップで処理できるか

導入後の運用負荷を抑えるためには、決まったフォーマットしか読み取れないシステムではなく、多様な書類フォーマットに柔軟に対応できるサービスを選ぶことが重要です。近年では、AIに抽出したい項目を直接指示するだけで、多様な独自フォーマットから必要な情報を取得できるシステムも存在します。こうした機能があれば、事前の設定にかかる手間を省き、スムーズな運用開始が可能です。

さらに、単に文字を認識して読み取るだけで終わらないシステムであることも欠かせません。文字情報をデータ化するだけでなく、読み取ったデータをもとに発注書などの書類を自動作成したり、データの整形や集計まで行ったりする機能があるかを必ず確認してください。

これらの要件を満たすサービスを選べば、入力や転記にかかる事務作業の時間を大きく削減します。その結果、現場スタッフが本来の業務に集中できる環境の構築につながります。

柔軟なAPI連携による業務フロー効率化

AI OCRを比較する上で見落としがちな要素が「既存システムとの連携」です。読み取ったデータを社内システムへどう反映させるかによって、導入後の運用負荷は大きく変わります。

既存の基幹システムと柔軟にAPI連携できるサービスを選べば、手作業を介さずにデータをシームレスに反映する仕組みを構築できます。情報の抽出からデータ整形、後続業務への引き継ぎまでを自動化し、業務フロー全体の効率化をサポートします。

API連携の有無による業務フローの違いは以下の通りです。

導入前の検討段階でこれらの機能を比較し、自社の運用に合わせたシステム構築を進めることが、真のペーパーレス化につながります。

【Q＆A】AI OCRの比較と選び方についての解説