スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

FormMate OCRが支援する紙帳票のデータ入力自動化

FormMate OCRは、紙帳票をスマートフォンで撮影し送信するだけで、AIが内容を読み取り、指定フォーマットへのデータ入力から書類作成、データ共有までをワンストップで自動化するクラウドサービスを提供しています。

日々の業務で発生する紙帳票のデータ入力にかかる手間を軽減し、現場の業務効率化をサポートします。

葬儀社に特化したサービスや、過去書類を電子化して整理する書庫電子化サービスなどを提供しています。書庫電子化のプランであれば、月額費用なしでご利用いただける点が特徴です。

さまざまな紙帳票に対応しており、スマートフォンで撮影するほかスキャンデータを取り込むことも可能なので、大量の帳票も効率よく処理できます。

手入力による負担を減らすことで、スタッフが人に向き合う業務に集中できる環境づくりをお手伝いします。サービスに関する詳しい内容は、以下のページもご確認ください。

多様なレイアウトの紙帳票をそのまま読み取る自動化の方法

従来のデータ化システムでは、あらかじめ指定された定型のフォーマットに合わせた書類でなければ、読み取りが難しいケースがありました。そのため、取引先や企業ごとに異なる形式で送られてくる請書や見積もりなど、多様なレイアウトの紙帳票を処理する際、結局は手作業でシステムへ転記しなければならないという課題が存在します。

AI OCRを活用することで、多種多様な書類フォーマットの紙帳票であっても、そのまま読み取ってデータ化を進められます。専用のテンプレートを事前に作成する手間を省き、AIに対して欲しい項目を指示するだけで必要な情報を自動で抽出可能です。書類の形が変わるたびに設定を作り直す必要がなくなり、読み取り業務にかかる時間を短縮します。

現場で対応する際の作業手順は、以下の通りです。

• いつも通り紙の帳票に内容を記入する
• 記入済みの紙帳票をスマートフォンで撮影する
• 撮影した書類の画像データを送信する

専用の読み取り端末を用意したり、現場で複雑なパソコン操作を行ったりする必要はありません。現場で記入した紙帳票をスマートフォンで撮影して送付するだけで済むため、これまでの業務フローを変えずにデータ入力の自動化を進められます。IT機器の操作に不慣れな現場スタッフであっても直感的に利用でき、本来の業務に集中できる環境づくりをサポートします。

データ入力の手間と人の目による確認作業の負担を減らす工夫

紙帳票を見ながらシステムへ手作業でデータ入力を行うと、どうしても入力漏れや転記ミスが発生します。ミスを見つけて修正するためには人の目による確認作業が必要で、担当者の時間が奪われてしまいます。日々の事務作業において、この確認工程にかかる時間をどのように減らすかが業務を改善する鍵です。

高精度なAI OCRを導入して処理を自動化することで読み取りミスの低減につながり、手入力や転記作業の負担を軽減できます。

手動でデータを移動させる工程を省くことで、システム間の情報のズレを抑え、日々のチェック作業の負担軽減につながります。業務フローにおける各工程の違いは以下の通りです。

紙帳票のデータ化にかかる作業時間を短くして効率化するコツ

紙帳票の処理にかかる時間を短縮し、業務全体の効率化を図るためのコツとして、既存システムとのスムーズな連携が重要です。新しいツールを導入しても、データのエクスポートや入力先のシステムへの登録作業が別途発生する場合、現場の手間はそのまま残ってしまいます。

クラウドサービスや、既存の基幹システムとのAPI連携に対応しているツールを選ぶことで、作業工程を減らす工夫ができます。現場から紙帳票をスマートフォンで撮影して送信するだけで、AIが読み取ったデータが手動でのアップロード作業なしでシステムへ反映される仕組みを作れます。システム間の連携を滞りなく進めれば、データの整理や共有までの時間を短縮する体制を整えられます。

現場の業務フローを変えずにデータ入力を自動化することで、事務所に戻ってからパソコンに向かう残業時間や、煩雑な事務作業を削減できます。スタッフの事務負担を軽減し、空いた時間を活用して顧客に向き合う本来の業務に集中することが可能です。

【Q＆A】データ入力の自動化についての解説