スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

手作業による転記と修正の削減

従来のシステムでは、文字の認識率が低いために手作業での修正に多くの時間を費やすケースがありました。高精度なシステムでは、崩れた手書き文字や複雑なレイアウトの書類でも、ある程度読み取ることが可能です。これにより、目視での確認や手入力によるデータ修正の手間が減少し、事務作業の効率化につながります。

ヒューマンエラーの防止

手作業でデータを入力する場合、入力ミスや見落としが発生するリスクが伴います。システムによる読み取りを活用することで、金額や数量、顧客情報などの重要なデータを誤って登録するヒューマンエラーを防ぐことができます。データが即座に反映されるため、後から誤りに気づいて修正対応する労力も回避できます。

業務プロセスの迅速化

読み取ったデータが瞬時にデジタル化されることで、書類の処理スピードが大きく向上します。請書を受け取ってからシステムに入力するまでのタイムラグがなくなり、次の工程への引き継ぎが円滑に行われます。結果として、顧客対応や社内での情報伝達が早まり、組織全体の業務プロセスが迅速化されるのです。

手書きの申込書やアンケート

顧客が直接手書きで記入する申込書やアンケート用紙は、筆跡のばらつきが大きいためデータ化が難しいとされてきました。しかし、最新の認識技術を用いることで、個人の癖がある文字でも高い確率でテキストデータに変換できます。会員登録用紙やイベント時のアンケートなど、大量の情報を迅速に集計したい場面で特に効果を発揮します。

フォーマットが異なる注文書や請求書

取引先ごとにレイアウトが異なる注文書や請求書も、システムが自動的に必要な項目を見つけ出して読み取ります。会社名、日付、品目、金額といった情報を、書類の形式に依存せず抽出します。これにより、取引先ごとに異なるフォーマットの書類を分類し、手作業で指定のシステムに入力し直すという複雑な作業が不要となります。

業界特有の専門的な帳票

一般的なビジネス書類だけでなく、特定の業界で使われる専門的な帳票の読み取りにも対応可能です。例えば、会葬者名簿や施行に関わる各種帳票など、独自の項目が含まれる書類でも柔軟にデータ化できます。

業務内容に合わせて抽出する項目を設定できるため、自社の運用に合わせた活用が可能です。

扱う書類の種類を問わず、紙ベースで運用されている多くの情報をデジタルデータへと変換できるため、幅広い業務の効率化に貢献します。

既存システムとの連携

読み取った情報は、API連携機能があるシステムであれば、社内で運用している販売管理システムや顧客管理システムへ取り込むことが可能です。抽出されたデータを指定のシステムへ転送できるため、二重入力の手間が省けます。

データの連携がシームレスに行われることで、各部門が常に最新の情報を参照しながら業務を進めることができます。また、会計ソフトと連携させることで、請求業務の自動化にもつなげることが可能です。

データの自動加工と集計

テキスト化された情報は、業務で使いやすい形に自動で加工されます。例えば、和暦と西暦の表記を統一したり、住所を都道府県と市区町村に分割したりする処理が行われます。また、読み取った金額や数量を自動で集計する機能を活用すれば、日々の売上管理や発注数の確認といった集計業務が効率化され、計算の手間が軽減されます。

検索可能な電子書庫としての運用

データ化された書類は、クラウド上のサーバーに整理して保存されます。会社名や日付、担当者名などのキーワードで容易に検索できるようになるため、過去の書類を探し出す時間が短縮されます。紙の書類を保管する物理的なスペースを削減し、必要な情報をいつでもどこからでも引き出せる環境が構築されます。

スマホで撮るだけのAI OCRシステムを提供するFormMate OCR

FormMate OCRでは、さまざまなフォーマットの帳票を読み取り、入力からデータ連携までを自動化するサービスを提供しています。書類のデータ化による業務効率化をご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。

Q1システムの読み取り精度が高いとどのような利点がありますか？

A文字の認識間違いが減るため、手作業による目視確認や修正の手間が減少します。ヒューマンエラーを防ぎ、書類のデータ化にかかる業務プロセス全体の迅速化につながります。

Q2手書きの書類やフォーマットが異なる書類でも読み取れますか？

Aシステムの種類にもよりますが、筆跡にばらつきがある手書きの申込書や、取引先ごとにレイアウトが異なる注文書など、多様な種類の書類から必要な項目を抽出してデータ化することが可能です。

Q3読み取ったデータはどのように活用されますか？

A既存の管理システムや会計ソフトへ自動で連携されるほか、表記の統一や自動集計といった加工が行われます。また、キーワード検索が可能な電子書庫として情報を一元管理できるようになります。