スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

葬儀社での導入事例が豊富なAI OCRシステム

FormMate OCRでは、葬儀社の現場における業務負担を軽減するため、紙帳票の読み取りから書類作成までを自動化するシステムを提供しています。実際に葬儀社で導入事例があり、たとえば見積書から業者向け発注書を手書きで作成しFAX送信していた業務を、AIによる自動入力へ切り替えることで効率化を実現しています。

現場のスタッフが新しいパソコン操作を覚える必要はなく、今まで通り紙に記入した請書や名簿をスマートフォンで撮影するだけで利用できる点が大きな特徴です。現在の業務フローを大きく変えずに導入できるため、IT機器の操作に不慣れなスタッフが多い現場でもスムーズに定着します。

読み取ったデータは指定のフォーマットへ自動で転記され、クラウド上で一元管理されるため、過去の資料を探す手間も省けます。事務作業にかかる時間を短縮し、お客様と向き合う時間を増やすための仕組みとしてご活用いただけます。

機能の詳細については以下のページからご確認ください。

葬儀業界における書類電子化の活用シーンと業務効率化

葬儀の現場では、ご遺族との打ち合わせから式の施行、事後のフォローに至るまで、多岐にわたる業務が発生します。その過程で作成される書類には、見積書や請書、会葬者名簿、供物注文書などがあり、これまでは手書きで作成し、事務所に戻ってからパソコンへ入力し直すという二度手間が発生していました。書類の電子化は、こうした現場の負担を軽減し、業務の効率化を図るための有効な手段として注目されています。

具体的な活用シーンとして、打ち合わせ先で作成した手書きの書類をその場でスマートフォンで撮影し、データとして事務所へ送信する方法が挙げられます。送信された画像データは自動で読み取られ、テキスト情報としてシステムに登録されます。これにより、担当者が事務所に戻ってから手作業で入力する時間を省くことができます。

また、電子化されたデータは社内で即座に共有されるため、担当者が現場にいる間でも、事務所のスタッフが並行して発注作業や手配を進められます。過去の施行記録や名簿データもシステム上で一元管理されるため、必要な情報を瞬時に検索して引き出すことが可能です。このように、書類の作成から保管、共有までをデジタルに置き換えることで、事務作業の時間を短縮し、全体の業務効率化につなげられます。

紙の請書をデータ化するメリット

葬儀の打ち合わせで作成される請書は、ご遺族の要望や式の詳細が記載された重要な書類です。この紙の請書をデータ化することには、単なるペーパーレス化にとどまらない多くのメリットがあります。

まず大きなメリットとして、手作業による転記ミスの低減が挙げられます。紙の請書を見ながらパソコンへ情報を入力する場合、どうしても打ち間違いや項目の見落としといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。請書の内容を自動で読み取ってデータ化する仕組みを導入すれば、人の手を介する工程が減るため、転記ミスを抑えて情報を登録できます。

次に、情報の検索性と共有スピードの向上が挙げられます。紙の状態で保管されている請書は、過去の記録を確認したいときにファイルを探し出す手間がかかります。データ化されていれば、パソコンやタブレットからキーワードで検索するだけで目的の請書を瞬時に見つけられます。担当者が不在の際でも、他のスタッフがすぐに内容を確認して問い合わせに対応できるため、サービスの質を落とさずに済みます。

さらに、物理的な保管スペースの削減も重要なメリットです。年々増え続ける請書を紙のまま保管するには、専用の棚や倉庫が必要となり、管理コストもかさみます。情報をデジタル空間に保存することで、保管場所の確保に悩まされることがなくなり、紛失や劣化のリスクも軽減できます。紙の請書を適切に処理する仕組みを整えることは、長期的な視点でのコスト削減にもつながるのです。

システム導入から現場定着までをスムーズに進める流れ

新しいシステムを導入する際、現場のスタッフが抵抗なく使いこなせるようになるかどうかが、成功の鍵を握ります。システム導入から現場への定着までをスムーズに進めるためには、段階的なアプローチが重要です。

最初のステップとして、現状の業務フローの洗い出しと課題の整理を行います。どの書類の処理に時間がかかっているのか、どこで転記ミスが発生しやすいのかを明確にすることで、システムで解決すべきポイントが絞られます。次に、現場のスタッフに対して導入の目的を丁寧に説明します。「会社としての効率化」だけでなく、「スタッフ自身の残業時間が減る」「手入力の負担がなくなる」といった具体的なメリットを伝えることで、新しい仕組みに対する理解と協力を得やすくなります。

実際の運用を開始する際は、すべての業務を一度に切り替えるのではなく、一部の書類や特定の部署からテスト的に導入することをおすすめします。例えば、まずは請書の処理だけをシステム化し、操作に慣れてきた段階で会葬者名簿や供物注文書へと対象を広げていく方法です。この段階的な導入により、現場の混乱を防ぎながら、運用上の課題を早期に発見して改善できます。

また、操作が簡単で、これまでの業務フローを大きく変えずに済むシステムを選ぶことも、定着をスムーズに進めるための重要なポイントです。現場の負担を最小限に抑えながら、段階的にデジタル化を進めていくことが、長期的な運用を成功させる秘訣となります。

【Q＆A】葬儀社におけるOCR導入についての解説