スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

クラウドストレージを活用した情報連携

最も一般的な共有方法として、インターネット上の保管領域であるクラウドストレージの活用が挙げられます。スマホでデータ化した書類をクラウド上の指定フォルダに保存するだけで、権限を持つ他のメンバーが自分のパソコンや端末からすぐにアクセスできるようになります。ファイルをメールに添付して個別に送信する手間が省け、常に最新の情報をチーム全体で閲覧することが可能です。

業務システムとの直接的なデータ連携

より高度な共有方法として、自社で利用している顧客管理システムや会計ソフトへ直接データを送信する仕組みの構築があります。専用のアプリやAPI連携機能を活用することで、スマホから送信したデータが自動的に社内システムの適切な項目に反映されます。これにより、情報の受け手がデータを別のシステムに手作業で入力し直す必要がなくなり、業務プロセス全体の効率化につながります。

ビジネスチャットツールを利用した即時報告

緊急性の高い情報の共有には、ビジネスチャットツールの活用が効果的です。多くのチャットツールはスマホからのファイル送信に対応しており、データ化した書類をメッセージとともに即座に送信できます。特定のプロジェクトメンバーや部署のグループへ一斉に通知を送ることができるため、確認や承認の作業を迅速に進めることが可能となります。

厳密なアクセス権限の設定

データを保管するシステムでは、部署や担当業務に応じて閲覧・編集の権限を細かく設定することが重要です。必要な人物だけが情報にアクセスできる環境を構築し、機密書類を安全に管理します。

端末の紛失に備えた対策

スマホを利用する場合、端末の紛失によるデータ流出への備えが不可欠です。生体認証のロックに加え、紛失時に遠隔でデータを消去できる機能の導入が効果的です。端末内に直接保存せず、クラウド上で完結させる運用も安全性を高めます。

安全な通信経路の確保

外出先からデータを送信する際は、通信の安全性を確保しなければなりません。不特定多数が利用する無料Wi-Fiは傍受される危険性があるため、安全なモバイル回線の利用や通信の暗号化といった対策を講じることが求められます。

AI OCRを活用した業務効率化ならFormMate OCRへ

FormMate OCRでは、出先からスマホで帳票を撮影するだけで、データの読み取りや共有、書類作成までを自動化します。過去書類を電子化し、検索できるよう整理することも可能です。AI OCRの活用を検討中でしたら、ぜひ資料請求からお申し込みください。

Q1外出先で手元の紙書類をデータにするにはどうすればよいですか？

A専用の文書管理アプリなどを起動し、カメラ機能で書類全体が画面に収まるように撮影します。読み取り範囲を適切に調整してテキスト化することで、迷わず電子化を進めることができます。

Q2出先から電子化したデータを送るにはどのような方法がありますか？

Aクラウドストレージを活用して指定フォルダに保存する方法や、チャットツールを用いて送信する方法があります。これにより、離れた場所にいる関係者とも迅速に情報を共有できます。

Q3情報を社内で安全に扱うための重要なポイントは何ですか？

Aシステム上のアクセス権限を設定し、閲覧できる人物を制限することが重要です。また、端末の紛失に備えたロック機能の徹底や、安全なネットワーク回線の利用も欠かせない管理対策です。