スマホで撮るだけ。 その後の業務は、AIが自動で進めます。

STEP1：読み取り用アプリの準備と起動

まず、書類をスキャンするためのアプリケーションをスマホにインストールして起動します。多くのOSには標準で書類読み取り機能が搭載されているほか、専用の文書管理アプリを導入することも可能です。アプリを立ち上げ、カメラ入力のモードを選択して撮影の準備を整えます。

STEP2：書類の撮影と範囲の調整

次に、データ化したい書類を平らな場所に置き、カメラの枠内に全体が収まるように撮影します。多くのアプリでは、書類の輪郭を自動的に認識して範囲を指定する機能が備わっています。自動認識が適切でない場合は、手動で四隅のポイントを動かしてスキャンする範囲を正確に調整します。

STEP3：データの確認と保存処理

撮影と範囲指定が完了したら、取り込んだ画像の内容を確認します。文字が鮮明に読み取れているか、影や歪みがないかをチェックし、必要に応じて明るさの補正を行います。問題がなければ、指定の形式で保存を実行します。保存したデータはクラウドストレージなどを通じて、社内の関係者とすぐに共有することが可能です。このように、複雑な機器を使用しなくても手順に沿って操作するだけで書類を電子化できます。

ただし、利用するシステムやアプリによって機能や操作性は異なるため、マニュアルやヘルプなどを活用して正しい方法で実施するようにしましょう。

既存の帳票フォーマットを維持する

デジタル化を進める上で重要なのは、現場で使い慣れた帳票の形式をそのままシステム上に再現することです。入力する項目や報告の順序が変わらなければ、作業者はこれまでと同じ感覚で操作を行えます。紙とペンで行っていた記録作業を、スマホやタブレットからの入力に置き換えるだけで済むため、新しいシステムの操作方法を学習する時間を最小限に抑えることが可能です。

段階的なツールの導入と検証

すべての業務を一度にデジタル化するのではなく、効果が出やすい一部の業務から段階的にツールを導入することが推奨されます。例えば、まずは日報の提出や特定の発注業務のみを対象として運用を開始します。実際の運用を通じて発生した疑問点や課題を収集し、システムの設定や運用ルールを調整しながら適用範囲を広げていくことで、無理なく定着させることが可能です。

入力作業とデータ処理の分離

現場の作業者の役割を、必要な情報の正確な入力のみに留める設計が効果的です。入力されたデータの集計や加工、他部署への共有といった後工程は、システム側で自動的に処理される仕組みを構築します。従業員はデータ管理の手間から解放され、本来の業務に集中できます。既存のプロセスを尊重しながら適切なツールを選択することで、混乱を招くことなく業務の効率化を実現できます。

手動での転記や入力処理の削減

紙の書類で受け取った情報を管理システムに登録するには、これまで手作業での入力が欠かせませんでした。スマホなどのカメラを活用してデータを読み取るシステムを導入すれば、システムへの転記が自動化されます。毎日発生していたデータ入力に費やす時間を別の重要な業務に充てることが可能となり、部門全体の生産性が向上します。

ヒューマンエラーの発生防止

手作業による情報の書き写しは、文字の読み間違いや入力漏れといった人的ミスの原因となります。システムによる自動読み取りとデータ化を活用することで、これらのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。正確な情報がシステムに登録されるため、後からデータを確認して修正する手間や、誤った情報に起因するトラブル対応の労力も大きく削減できます。

リアルタイムな情報共有の実現

外出先からパソコンを開かずに情報を送信できるため、社内への報告や関係者との共有が迅速に行われます。帰社してから書類を提出し、そこからデータ化して共有するというタイムラグが発生しません。担当者が現場で処理を完了させた瞬間にデータがクラウド上に反映されるため、確認や承認のプロセスが滞りなく進行します。

AI OCRの導入ならFormMate OCRへ

FormMate OCRでは、紙の書類（各種帳票）をスマホで撮影するだけで、データ入力や書類作成を自動化するサービスを提供しています。現場の業務フローを変えずに事務処理の手間を大幅に削減することが可能です。業務の効率化をご検討の企業様は、お気軽にお問い合わせください。

Q1手元の端末で書類を読み取るにはどうすればよいですか？

A専用のアプリケーションを起動し、カメラ機能を使って書類全体が収まるように撮影します。輪郭の自動認識や手動での範囲調整を行い、文字が鮮明に写っていることを確認した上でデータを保存します。

Q2既存の業務の流れを変えずにデジタル化することは可能ですか？

A可能です。現場で使い慣れた帳票のフォーマットをそのままシステム上に再現し、入力する道具を紙とペンから携帯端末に置き換える方法をとることで、従業員の混乱を防ぎながら定着させることができます。

Q3スマホやタブレットからデータを入力することでどのようなメリットがありますか？

A手動での転記にかかる時間や、入力ミスなどの人的エラーを削減できます。また、外出先から情報を即座に送信できるため、帰社してからの処理作業が不要となり、リアルタイムな情報共有が実現します。